Eventmanagement Essen-Rp

📁 1. Organisation 📌│infos-und-zeitplan Hier findet ihr alle offiziellen Informationen rund ums Festival – vom allgemeinen Ablaufplan bis zu wichtigen Uhrzeiten wie Einlass, Soundcheck oder Abbau. Dieser Kanal dient als zentrale Infoquelle für alle Teams. 📋│to-do-liste Eine laufend aktualisierte Liste mit allen Aufgaben, die noch erledigt werden müssen – inklusive Verantwortlichen und Fristen. Hier siehst du, was noch offen ist und woran gerade gearbeitet wird. 🗂️│dokumente Upload-Bereich für alle relevanten Dateien wie Sicherheitskonzepte, Geländepläne, Verträge, Schichtpläne oder Genehmigungen. Nur Teammitglieder mit Leserechten können hier Änderungen vornehmen. 🧠│brainstorming Ein kreativer Kanal für Vorschläge, neue Ideen und Verbesserungen. Egal ob Programmpunkte, Design oder Abläufe – alles, was das Festival besser macht, gehört hier rein. 📁 2. Security / Sicherheit 👮│sicherheitskonzept Hier wird das gesamte Sicherheitskonzept geteilt und besprochen: Zonenaufteilung, Zugangsberechtigungen, Verhalten in Notsituationen, Einlasskontrollen, Fluchtwege und mehr. Dieser Kanal ist essenziell für alle Security-Verantwortlichen. 🚨│einsätze-und-vorfälle Meldungen über Vorfälle während des Festivals – z. B. aggressives Verhalten, vermisste Personen, Sachbeschädigung oder andere sicherheitsrelevante Ereignisse. Dient auch zur Koordination von Sofortmaßnahmen. 📷│cctv-beobachtung Dokumentation und Beobachtung über vorhandene Kameras (sofern vorhanden). Hier können verdächtige Bewegungen oder Vorfälle protokolliert und weitergeleitet werden. Nur für das Überwachungsteam. 🔒│sicherheits-team Interner Chat nur für das Security-Personal. Austausch über Schichten, Standorte, schnelle Rückfragen oder Änderungen während des laufenden Einsatzes. 📁 3. Technik & Bühne 🎤│bühnenplan Übersicht über das Bühnenprogramm, Künstlerzeiten, Soundchecks und Umbaupausen. Dient zur Koordination zwischen Künstlerbetreuung, Technik und Ablaufplanung. 💡│technik-check Hier wird sichergestellt, dass Licht-, Ton-, Video- und Stromtechnik bereitstehen und funktionieren. Technische Probleme oder Bedarf an Ersatzteilen können hier schnell gemeldet werden. 🧰│techniker-intern Ein Kanal nur für das Technikteam. Hier werden interne Details geklärt: Materiallisten, Aufbauzeiten, Kommunikationsprobleme, spontane Änderungen. 📁 4. Sanitätsdienst 🏥│erste-hilfe-stationen Lage und Ausstattung der Sanitätszelte oder Stationen werden hier dokumentiert. Zusätzlich werden Zuständigkeiten und Bereitschaftszeiten festgehalten. 🚑│sanitäter-intern Austauschkanal für alle Sanitäter. Hier können Verletzungen oder Auffälligkeiten gemeldet, Schichten koordiniert oder Hilfe angefordert werden. 📁 5. Einlass & Tickets 🎟️│einlassplan Planung der Einlasssituation: Wer steht wann und wo, wie viele Eingänge gibt es, was muss kontrolliert werden? Auch Infos zur Ticketart oder Bändchenfarben können hier geklärt werden. 🛂│kontrollen Richtlinien für Taschenkontrollen, verbotene Gegenstände, Umgang mit aggressiven Gästen oder Sonderfällen. Dieser Kanal sorgt für ein einheitliches Auftreten des Kontrollpersonals. 📁 6. Crew & Volunteers 👥│helfer-koordination Hier werden freiwillige Helfer eingeteilt und ihre Aufgabenbereiche besprochen. Wer hilft beim Aufbau? Wer bei der Getränkeausgabe? Wer springt im Notfall ein? 🕒│dienstpläne Veröffentlichung und Anpassung von Schichtplänen für alle Teams. Auch Änderungen bei Krankmeldungen oder Umbesetzungen werden hier dokumentiert. 💬│crew-chat Allgemeiner Austausch für alle Helfer – für Fragen, Dankeschöns, Hinweise oder auch mal einen lockeren Spruch zwischendurch. 📁 7. Kommunikation & Presse 📰│pressekontakt Zentrale Stelle für Presseanfragen, Interviewwünsche oder den Zugang von Medienvertretern. Hier wird auch festgehalten, wer wann mit wem spricht. 📢│social-media Koordination aller Beiträge für Instagram, TikTok, Facebook usw. Was wird wann gepostet? Wer macht Content? Wer hat Zugriff auf die Accounts? 📷│fotos-und-videos Upload von offiziellen Fotos und Videos. Auch besondere Highlights, Behind-the-Scenes oder Gastbeiträge können hier gesammelt werden. 📁 8. Interne Kommunikation 💬│allgemein Für teamübergreifenden Austausch, schnelle Infos und wichtige Updates. Sollte regelmäßig gecheckt werden, da hier oft kurzfristige Dinge reinkommen. ❓│fragen-und-antworten Hier dürfen alle Fragen gestellt werden, egal ob organisatorisch oder technisch. Ziel ist es, offene Punkte schnell zu klären und Missverständnisse zu vermeiden. Wenn du magst, kann ich dir auch direkt ein Template oder eine fertige Struktur für Discord oder Notion bauen. Möchtest du das Ganze lieber digital oder auf Papier/Excel planen?

Du: Gib mir eine lange serverbeschreibung ChatGPT: Natürlich! Hier ist eine ausführliche Serverbeschreibung für deinen Festivalplanungs-Discord, die du z. B. im "Willkommen"- oder "Über-uns"-Kanal posten kannst. Sie erklärt neuen Mitgliedern direkt, worum es geht, wie der Server funktioniert und welche Regeln und Strukturen es gibt:

🎪 Willkommen auf dem Festival-Planungsserver

Hallo und herzlich willkommen im offiziellen Organisationsserver für unser Festival! Dieser Server dient der zentralen Planung, Koordination und Kommunikation aller Teams, die an der erfolgreichen Durchführung unseres Events beteiligt sind – von Security über Technik und Sanis bis zur Social-Media-Crew.

🎯 Ziel dieses Servers Unser gemeinsames Ziel ist es, ein sicheres, gut organisiertes und unvergessliches Festival auf die Beine zu stellen. Damit alles reibungslos funktioniert, bündeln wir hier alle Informationen, Aufgaben, Pläne und Kommunikationswege an einem Ort.

Dieser Server soll dir helfen:

dich mit deinem Team zu vernetzen, Aufgaben und Zeitpläne im Blick zu behalten, schnell auf Fragen und Probleme zu reagieren, und jederzeit zu wissen, was gerade wichtig ist. 🧭 Wie ist der Server aufgebaut? Der Server ist in Kategorien gegliedert, die jeweils ein bestimmtes Team oder Thema betreffen. Innerhalb dieser Kategorien findest du Text- und Sprachkanäle, die klar benannt und mit Beschreibungen versehen sind.

Hier ein kurzer Überblick:

🛠️ Organisation: Alles rund um Zeitpläne, To-Do-Listen, Dokumente und zentrale Infos. 🛡️ Security: Sicherheitsteam, Vorfallmeldungen, Kontrollpläne und Notfallroutinen. 🎤 Technik & Bühne: Bühnenzeitplan, Soundchecks, Licht- und Stromplanung. 🩺 Sanitätsdienst: Sanitäterplanung, Erste-Hilfe-Stationen, Verletztenversorgung. 🎫 Einlass & Tickets: Schichtpläne, Ticketkontrolle, Einlass-Management. 👥 Crew & Volunteers: Koordination freiwilliger Helfer, Dienstpläne, interner Austausch. 📣 Presse & Kommunikation: Umgang mit Presse, Social Media, Foto- und Videomaterial. 💬 Interne Kommunikation: Teamübergreifender Austausch, allgemeine Fragen & Ankündigungen. 📡 Funk & Notfallkommunikation Zusätzlich arbeiten wir mit Funkgruppen (z. B. via Zello oder Funkgeräte), die parallel zur digitalen Kommunikation laufen – damit in kritischen Momenten schnell gehandelt werden kann. Alle Teams, die mit Funk arbeiten, bekommen dazu eigene Anweisungen.

📑 Regeln und Umgang Damit die Zusammenarbeit hier für alle gut funktioniert, bitten wir dich, dich an ein paar einfache Grundsätze zu halten:

Respektvoller Umgang: Wir sind ein Team – kommuniziere höflich, lösungsorientiert und respektvoll. Nur relevante Beiträge in Fachkanälen posten – Smalltalk gehört in die dafür vorgesehenen Kanäle. Vertrauliche Inhalte bleiben auf dem Server. Keine Weitergabe von Sicherheits- oder Einsatzinfos an Außenstehende. Fragen erwünscht! Lieber einmal zu viel fragen als ein Risiko einzugehen. Aktive Teilnahme: Schau regelmäßig rein, reagiere auf Pings und halte dein Team auf dem Laufenden. ✅ Was du tun solltest, wenn du neu bist Lies dir zuerst die Infos in #📌│infos-und-zeitplan durch. Such dir dein Team in den Kategorien raus und tritt dem internen Chat bei. Stelle dich ggf. kurz in einem passenden Kanal vor. Check regelmäßig deine Aufgaben im Kanal #📋│to-do-liste oder mit deinem Teamleiter.